E-mail: de eindbaas – deel II

houd het kort

Een e-mail vraagt om bondigheid. Dat is niet iets wat iedereen op school geleerd heeft. En daar wringt het vaak.

Gelukkig kun je ook na je eindexamen nog dingen blijven leren. Een mail is niet als een brief, die je op tafel legt en een paar keer kunt lezen. Mailtjes worden meestal één keer vluchtig gescand en raken dan bedolven onder nieuwere berichten.

Zorg dus dat je snel terzake komt. ‘Nieuws eerst’, zoals een ervaren journalist mij ooit leerde: wat belangrijk is staat in de onderwerpregel én helemaal aan het begin van je mail.

Dat betekent niet dat alle sociale franje eraf moet, integendeel, ook die heeft een functie. Stel vooral een geïnteresseerde vraag, geef een welgemeend compliment. Maar dan wil je het geduld van je lezer niet langer op de proef stellen: waar gaat het eigenlijk over, Thé?

En beperk je mail tot één onderwerp, hoe moeilijk dat soms ook is. Mails willen we afvinken. Dat komt door de manier waarop de mailbox visueel gepresenteerd wordt, in een spelstructuur. Met kleine beloninkjes zoals het verdwijnen van de vetgedrukte onderwerpregels; het verdwijnen van het rode bolletje met het aantal ongelezen mails; en voor de volleerde mailboxtemmers, de lege inbox (highscore!).

Een lange mail met veel informatie, vragen of taken druist in tegen de afvinkneiging van de ontvanger. Je loopt een groot risico dat je mail niet gelezen wordt; dat je maar antwoord krijgt op één vraag. En niet per sé de vraag die voor jou het belangrijkst is, maar de vraag die het gemakkelijkst te beantwoorden is. Vink!

Meerdere verzoeken of onderwerpen zet je dus liever in aparte mails. Als je veel informatie moet overbrengen, is je mail een ultrakorte samenvatting van de belangrijkste punten; de uitgebreide informatie voeg je als bijlage toe. En als je er écht niet aan ontkomt om meerdere verzoeken of onderwerpen in een mail te proppen, nummer ze dan.

Een tijdje terug sprak ik een vriendin die een secretaresse-opleiding deed in de jaren zestig. Toen ik haar vertelde wat ik mensen leer over mailen, werd ze enthousiast: dit is precies hoe ze daar een brief had leren schrijven. Bondig, één onderwerp, snel terzake… Zoveel is er dus niet veranderd tussen brief en mail. Alleen hebben wij mailende mensen niet zo’n topsecretaresse, die onze eerste warrige gedachten ordent tot een strak en foutloos epistel.

meer in deel III: de lezer

beeld: “Het Centraal Schriftelijk eindexamen begonnen; eindexamen op het Berlage.”  Nationaal Archief
fotograaf: Rob Bogaerts (Anefo), Amsterdam 2 mei 1984