E-mail: de eindbaas – deel III
de lezer
Hoe en waar wordt je mail gelezen? In schrijftrainingen gebruik ik een plaatje van Bill Gates die geconcentreerd achter zijn computer zit. De meeste mensen herkennen dit beeld: we fantaseren dat de ontvanger van onze elektronische episteltjes in een zonovergoten kamer zit te werken, met een kopje thee, en heel sereen ons mailtje opent. Even de tijd neemt voor een antwoord: mmm, hoe zal ik dat eens formuleren?
In werkelijkheid staat onze lieve lezer ingeklemd in de trein tussen andere forenzen, te scrollen in haar overvolle inbox, denkend aan alles wat er thuis ook nog gebeuren moet, met opgetrokken schouders van de stress. Of, in tijden van Corona, zit de lezer aan zijn keukentafel, een roedel rennende kinderen om hem heen, die honger hebben én al te lang niet naar buiten zijn geweest. Kláts! Daar valt een glas op de grond, het tweede al vandaag.
Dit is de context waarin onze teksten ‘landen.’ Om te zorgen dat je boodschap toch aankomt, is een beetje empathie met je lezer nodig. En daar is een eenvoudige manier voor: zelf een bewustere lezer worden.
Open je mailbox en observeer jezelf. Welke mails lees je eerst en waarom? Welke verzoeken regel je eerst en waarom? Sommige mails open je, sommige doe je pijlsnel weer dicht – wat gebeurde daar? Welke mails lees je al een hele tijd niet? Wie antwoord je niet en waarom? Welke mails geven je een prettig gevoel als lezer, en waarom precies? Analyseer ook welke mails je boos of chagrijnig maken. Waarom is dat? Mails die fijn lezen kun je rücksichtslos naäpen: hoe is de opbouw, hoe is de opmaak, hoe wordt er aangeheven en afgegroet?
Bekijk je mail eens op verschillende schermen: je telefoon, een tablet, een groot computerscherm. Wat er op het ene scherm keurig uitziet, wordt op het andere een afschrikwekkende woordenbrij (of -sliert). Oef, dat ga ik nu even niet lezen…
Er zijn verschillende manieren om het leven van je lezer wat makkelijker te maken. Zorg voor structuur, geef de tekst wat lucht met witregels. Een mail is geen word-document. Mails lezen lekker als je na iedere zin een enter geeft. (Die truc heb ik ook van iemand afgekeken.) Tenzij je in een sjabloon werkt natuurlijk – maar ook dat kan op verschillende schermen anders uitpakken.
Kom snel terzake, houd het kort. Slecht nieuws is slecht nieuws, probeer dat niet te verbergen. Zachte heelmeesters maken stinkende wonden: voor je het weet ben je eindeloos heen en weer aan het mailen over een klacht. En om diezelfde reden, beloof niets wat je niet waar kunt maken.
Het mooiste wat we de lezer kunnen geven, én onszelf, is tijd. Tijd is afstand, en daar wordt alle tekst beter van. Schrijf een conceptmail direct na de vergadering; meteen na het congres. Als je korte termijngeheugen er nog van overloopt; als je enthousiasme en de ideeën nog stromen. (Zet de geadresseerden nog niet in het adresveld, zodat je je kladje niet per ongeluk verstuurt.) Voor moeilijke mails geldt hetzelfde: laat ze even rijpen. Met afstand wordt het makkelijker om een oplossing voor te stellen, in plaats van je woede te ventileren. Met name als je die woede eerst even lekker van je af geschreven hebt.
En last but not least, als je durft: vraag eens aan je lezer hoe je mail is aangekomen.