E-mail: de eindbaas – deel I

formeel versus informeel

Laten we er geen doekjes om winden: e-mail is een eindbaas. Als ik een schrijftraining geef, duurt het nooit lang voordat een van de deelnemers erover begint. De vraag is meestal nonchalant geformuleerd: eeuhm… heb je nog tips voor mail? Maar de toon verraadt steevast grote onderliggende emoties over het onderwerp.

Antwoordmails die geen antwoord geven op je vraag. Mails waar je helemaal nooit antwoord op krijgt, hoe vaak je ook reminders stuurt. Een verkeerd begrepen formulering uit een te snel verstuurde mail, en dan eindeloos heen-en-weer mailen om het recht te zetten. Effectief e-mailen is verdomde moeilijk.

Hoe komt dat? Een belangrijke reden is dat e-mail als tekstvorm een eigenaardige plaats inneemt tussen formeel en informeel. Mails laten heel mooi de verschuiving van onze omgangsvormen zien. Zo beginnen we een formelere mail nog wel met ‘Geachte…’, maar het is ondenkbaar geworden om af te sluiten met ‘Hoogachtend’. Dat is tegenwoordig ‘Met vriendelijke groet.’

En wat te denken van het vrij recent opgekomen ‘Geachte mevrouw Boers, beste Merel’? Of ‘Beste Merel Boers’? Dit soort frases doen onhandig aan, vind ik, alsof iemand geen keuze kan maken en voor de zekerheid maar alle hokjes aanvinkt. Over een paar jaar ben ik er ongetwijfeld aan gewend. (Opvallen? Inspiratie vindt u hier.)

Een balans vinden tussen formeel en informeel kan knap lastig zijn. Juist omdat die omgangsvormen zo rap verschuiven, zijn er geen rotsvaste regels voor wat correct, redelijk of mooi is in een mail. Dat informele zorgt er ook voor dat soms we moeite hebben de juiste toon te vinden. Zo kan iemand vaak zonder moeite op hoge poten een woedend-formele brief schrijven aan een instantie: Zoals reeds aangemerkt in mijn schrijven d.d. 8 juni j.l., is schrijver dezes nog immer in afwachting van de door u d.d. 2 februari telefonisch verzekerde bescheiden inzake…
(Nog meer heerlijke inspiratie.) Maar voor e-mail hebben we nog geen malletjes in ons hoofd, geen klassieke voorbeelden en clichés waar we ons aan vast kunnen houden.

Zodra er gevoelens in het spel zijn, voelt e-mail als drijfzand. De vorm is schriftelijk, maar lijkt op een gesprek. Zo springen we in twee of drie mails van ‘Geachte mevrouw Boers’ naar ‘Hoi Merel.’ Soms is het slim om formeel te blijven, om afstand te houden. Aan mevrouw M. Boers geef je makkelijker slecht nieuws dan aan Merel.

deel II: houd het kort

beeld: ‘Bode van de Paus in dagelijks tenue met een envelop in zijn hand.’ Nationaal Archief
fotograaf Willem van de Poll, Vaticaanstad december 1937